Als meine 94-jährige Oma mir freudestrahlend zu meinem neuen Job an der PH Heidelberg gratulierte, fragte sie mich mit großmütterlicher Bestimmtheit: „Jetzt erklär mir doch mal in einem Satz, was du an der PH genau machen wirst, aber so, dass ich es auch verstehe.“ Ich holte tief Luft und dachte nach. Wo fange ich nur an und wie erkläre ich es ihr altersgerecht?
Die ersten Tage
Im September, als Studierende und die meisten Mitglieder der Hochschule noch in den Semesterferien den Spätsommer genossen, betrat ich das Gebäude in der Keplerstraße zum ersten Mal. Ich hatte einen Termin mit der Personalabteilung. Ich staunte nicht schlecht, als ich den Altbau von innen sah. Hier werde ich bald arbeiten? Toll!
Die langen Flure, die schönen Dielen, das alte Gemäuer mit so viel Charme. Hier bin ich richtig! Meine Motivation entflammte, bei einer so schönen PH mit einem tollen Altbau und einem Neubau, der so viele Schätze beinhaltet, ein Fenster zu schaffen. Ein digitales Fenster, durch das man hineinschauen kann: Eine neue Website, die der Öffentlichkeit zeigt, wie schön es hier ist.
Zeit für eine Vorstellung: Ich bin Christian, Projektkoordinator für den Web-Relaunch an der PH Heidelberg. Der Jobtitel ist gar nicht so selbsterklärend, weder für meine Oma noch für meine neuen Kolleg:innen. Internet? Website? Programmieren? Eine Menge Themen wabern um den Begriff Web-Relaunch. Ich will versuchen, das einzuordnen und kläre vorweg: Ich programmiere nicht selbst. Es gibt (zum Glück) Agenturen für Projektgrößen dieser Art, die sich um das Programmieren kümmern. Bleiben noch Internet und Website in meiner Begriffswolke.
Ich habe mir mittlerweile eine Erklärung bereitgelegt. Die geht etwa so: „Ich habe ziemlich viele Aufgaben hier. Eine permanente Aufgabe ist es, zwischen allen Studierenden, Mitarbeitenden, dem Rektorat und allen Angehörigen der Pädagogischen Hochschule transparent zu kommunizieren, zu vermitteln und zu informieren, wie der Relaunch abläuft und wie wir vorgehen. Alle haben eine andere Vorstellung von einer neuen Website. Die einen sagen mir, dass ich groß denken solle, andere wiederum, dass man sich nur auf das Notwendigste fokussieren sollte. Es ist ein Balance-Akt, bei dem man die goldene Mitte mit verschiedenen Impulsen versucht zu treffen.“
Architektur und Baustellenleitung
Und weiter: „Außerdem muss alles gut geplant sein, und dafür braucht es einen detaillierten Projektplan. Wer wird wann gefragt? Welchen Workshop müssen wir durchführen, wenn wir möglichst viele Informationen bekommen wollen, wie sind die Abläufe dazu, und was braucht es für eine öffentliche Ausschreibung eigentlich alles. Die Wünsche und Anforderungen an eine neue Website müssen gesammelt, zusammengefasst, abgestimmt und dann in eine Ausschreibung gegossen werden, um diese dann mit der zukünftigen Web-Agentur zu verwirklichen. Damit das klappt, muss die Architektur unseres digitalen Hauses stimmen.“
Es ist ein wenig wie beim Bau einer Schule; mit einem Zaun (Cybersicherheit), einem internen Bereich, wie dem Lehrerzimmer für Mitarbeitende, einem inspirierenden Lernbereich für Studierende, einer gemeinsamen Parkanlage für alle und einer Sprechanlage, über die das Rektorat Neuigkeiten kommunizieren können. Dann braucht es noch durchdachte Schilder, damit man sich nicht verläuft. Jede Fakultät und jede Einrichtung hat hier ihren individuellen Raum und gleichzeitig sollen sich Gäst:innen schnell zurechtfinden und wohlfühlen.
Meine Rolle bei dieser aufregenden Baustelle ist wohl vor allem die des Baustellenleiters, der in Absprache mit dem Rektorat die Pläne skizziert und digitalen Bagger anweist. Bei den regelmäßigen Treffen mit Rektorin Karin Vach erkläre ich in aller Kürze den Fortschritt und aktuelle Herausforderungen des Projekts. Denn es ist auch eines ihrer Herzensprojekte: Die PH Heidelberg soll endlich einen modernen Web-Auftritt bekommen, der ihr auch entspricht.
Wie läuft ein Relaunch ab?
So ein Projekt lässt sich leider nicht mal eben in ein paar Monaten umsetzen. Zum einen ist die Pädagogische Hochschule Heidelberg eine große öffentliche Einrichtung, bei der möglichst alle einbezogen werden sollen. Zum anderen stehen wir im öffentlichen Raum, da muss alles passen. Aktuell befinden wir uns in der Partizipationsphase. Es gibt eine Online-Umfrage, an der sich jeder beteiligen darf, Informationsstände im Neubau und Altbau und Workshopangebote im Januar und Februar 2024, bei denen Student:innen, Dozent:innen und Mitarbeiter:innen mitmachen dürfen.
Permanente Arbeit ist die Öffentlichkeitsarbeit und transparente Kommunikation, Sichtbarkeit und Vermittlung zwischen verschiedenen Positionen zu dem Projekt. Um gegenseitig voneinander zu lernen, habe ich ein Netzwerk gegründet, welches aus verschiedenen Pädagogischen Hochschulen besteht, die selbst einen Web-Relaunch durchführen. Ein großer Schatz an wertvollen Informationen kommt dabei zusammen und alle profitieren gegenseitig voneinander.
Gleichzeitig soll der Lenkungsausschuss regelmäßig informiert werden und wichtige Entscheidungen treffen, und die verschiedenen Arbeitsgruppen müssen gegründet und zu den verschiedenen Phasen angeleitet werden. Arbeitsgruppen zu Designvorstellungen, Inhalten, Inhaltsarchitekturen, Wortsprache und Bildsprache etc. Dies sind aktuell meine Hauptaufgaben, neben der Planung aller weiteren Schritte bis zum Tag x, an dem wir Online gehen wollen mit der neuen Seite.
Die heiße Phase
Strukturiert werden wir acht Phasen durchlaufen, bis die PH Heidelberg eine neue Website bekommt. Besonders wichtig ist dabei die Anforderungenanalyse in der Partizipationsphase: mit der Hilfe von Online-Umfragen, Gesprächsinterviews und Workshops. Die Workshops bilden das Fundament für die spätere Arbeit der Agentur. Wir arbeiten dabei mit sogenannten Personas die Funktionen der neuen Website aus. Ziel ist es, dass ihr euch viel intuitiver durch die neue Homepage bewegen könnt.
Dann ist für April, Mai und Juni die Ausschreibungsphase geplant. An deren Ende wird es eine Agentur geben, mit der wir zusammen in die Umsetzung gehen. Die heiße Phase beginnt. Jetzt werden Designs, Funktionen, Intranet, externe Pfade und Inhaltsarchitekturen auf Basis unserer Anforderungen in agilen Prozessen entworfen, verworfen, angepasst, gezimmert und irgendwann finalisiert. Dabei muss zwischen Agentur, Lenkungsausschuss, Rektorat, Mitgliedern der PH und den Abteilungen immer wieder koordiniert werden, damit die gewünschten Informationen und Anliegen auch ankommen und umgesetzt werden.
Tag x
Wann ist es denn nun soweit? Das hängt natürlich von vielen Faktoren ab. Viele Risiken sind zu beachten und Hürden zu nehmen, aber wenn alles gut läuft, dann können wir mit dem ersten Hauptstrang der neuen Website im ersten Quartal 2025 Online gehen.
Ganz schön viel, denke ich mir, und wie lange habe ich eigentlich gerade meine Oma warten lassen? Schnell, antworte irgendetwas: „Oma, du kennst doch das Internet oder? Ich helfe der Pädagogischen Hochschule, ihr Internet neu zu machen“ – „Das ist ja toll! Dann mach mal das Internet neu.“
Autor: Christian Sauppe, Projektkoordinator Web-Relaunch
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